Tietosuojaseloste

Pihlajalinna-konsernissa kunnioitamme asiakkaiden, potilaiden, kumppaneiden ja työntekijöiden yksityisyyttä. Noudatamme erityistä huolellisuutta, kun käsittelemme henkilötietojasi. Voit tutustua tarkemmin Pihlajalinna-konsernin tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaan.

Forever on osa Pihlajalinna-konsernia

1. Yksityisyyden suojaaminen

Forever pitää kaikkien sen asiakkaiden yksityisyyttä erittäin tärkeänä. Forever sitoutuu suojaamaan asiakkaan yksityisyyttä Foreverin palveluiden käyttäjänä ja noudattamaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä.

Forever käsittelee keräämiään asiakasta koskevia henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen ehtojen mukaisesti.

2. Rekisterinpitoa koskevat yleiset tiedot

Henkilörekisterin nimi on Foreverin asiakasrekisteri (“Asiakasrekisteri”).

Rekisterinpitäjät:
Forever Helsinki Oy, Martinkyläntie 39b, 01720 Vantaa, Y-tunnus 1965618-1

Yhteyshenkilön nimi: Timo Aheristo, toimitusjohtaja

hallinto@foreverclub.fi, +358 43 825 0754

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Forever käsittelee asiakkaan henkilötietoja asiakassuhteeseen perustuvan Foreverin oikeutetun edun, asiakkaan ja Foreverin välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä asiakkaan antaman suostumuksen perusteella.

Asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta
• nykyisten ja tulevien palveluiden ja/tai tuotteiden toteutuksen ja ylläpidon mahdollistaminen ja edelleen kehittäminen; ja
• markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.

4. Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Asiakasrekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:

• asiakkaan yhteystiedot (muun muassa nimi, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero ja -toimipaikka);
• yksilöintitiedot (muun muassa syntymävuosi ja sukupuoli);
• asiakkuuden hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (muun muassa tieto asiakkaan suosimasta yhteydenpitotavasta, asiointikieli, äidinkieli)

Asiakasrekisterin tiedot ovat ensisijaisesti asiakkaan Foreverille antamia tietoja.

Forever kerää henkilötietoja suoraan asiakkaaltaan seuraavissa yhteyksissä:

• asiakkaan tilatessa ja käyttäessä Foreverin palveluita;
• asiakkaan tilatessa Foreverin materiaalia, kuten uutiskirjeitä
• asiakkaan vastatessa Foreverin asiakaskyselyihin ja antaessa Foreverille palautetta tai ollessa muutoin Foreveriin yhteydessä; sekä
• asiakkaan osallistuessa Foreverin järjestämiin kilpailuihin ja arvontoihin.

5. Rekisterin suojaaminen ja tietojen käsittelyn periaatteet

Forever suojaa Asiakasrekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyä asianmukaisin teknisin ja organisatorisin suojatoimin, kuten käyttöoikeusrajoituksin ja salasanoin. Asiakasrekisterin tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo myös salassapitovelvollisuus.

6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Forever voi luovuttaa asiakkaan henkilötietoja kolmansille osapuolille vain niissä tilanteissa, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa. Forever voi siirtää henkilötietoja Pihlajalinna-konserniin kuuluville yhtiöille sekä palveluntarjoajille ja alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja Pihlajalinnan toimeksiannosta.

Asiakkaan mahdollisesti antaman suostumuksen nojalla Forever voi luovuttaa asiakkaan henkilötietoja huolellisesti valitsemillemme ulkopuolisille yhteistyötahoille.

Yhtiöt, jotka pääsevät käsittelemään asiakkaan henkilötietoja luovutuksen jälkeen, saattavat yhdistää Foreverilta saamansa tiedot niillä jo ennestään oleviin muihin tietoihin asiakkaasta. Forever pyrkii ensisijaisesti luovuttamaan tietoa muodossa, josta yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa.

Edellä esitetyn lisäksi asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös ilman henkilön antamaa suostumusta, mikäli laki tai viranomaismääräys velvoittaa luovuttamaan tietoja.

Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin (“EU”) tai Euroopan talousalueen (“ETA”) ulkopuolelle ilman laissa olevaa perustetta.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa Asiakasrekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot sekä oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisua. Asiakkaalla on myös tietyissä tilanteissa oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä.

Siltä osin kun käsittelemme henkilötietojasi mahdollisesti antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa tämä suostumus milloin tahansa. Tällöin olemme velvollisia lopettamaan tietojesi käsittelyn suostumuksesi perusteella.

Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuumme, sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa käsittelyä. Jos emme pysty osoittamaan, että käsittelyn jatkamiseen on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, emme saa enää käsitellä tietoja.

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa siirtääksesi ne toiselle rekisterinpitäjälle (tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen). Tämä koskee niitä meille luovuttamia henkilötietojasi, joiden käsittely perustuu suostumukseesi ja suoritetaan automaattisesti.

Pyyntöjen esittäminen

Asiakas voi tehdä oikeuksiensa toteuttamiseksi pyynnön:

• Fyysisesti missä tahansa Foreverin toimipisteessä
• Soittamalla toimipisteen asiakaspalvelunumeroon
• Sähköpostitse toimipisteen asiakaspalvelun sähköpostiin tai osoitteeseen hallinto@foreverclub.fi.
• Postitse osoitteeseen Forever Helsinki Oy, Martinkyläntie 39b, 01720 Vantaa.

Tarkastuspyynnöissä tiedot toimitetaan asiakkaalle erikseen sovitulla tavalla: salatulla sähköpostilla, kirjeellä tai paperitulosteena toimipisteestä. Jos toimitustavaksi valitaan nouto toimipisteestä, asiakaspalvelumme ilmoittaa, kun kerätyt tiedot ovat valmiit ja noudettavissa Foreverin toimipisteestä kuvallisen henkilöllisyystodistuksen esittämällä.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina niiden tässä tietosuojaselosteessa kuvatun käyttötarkoituksen kannalta. Forever määrittelee tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt sekä huolehtii vanhentuneiden ja tarpeettomien tietojen poistamisesta.

Kirjanpitoaineistoon kuuluvat tiedot säilytetään kuusi (6) vuotta lukien Foreverin ja asiakkaan asiakassuhteen päättymisestä.

Asiakastietojen säilytysaika on kuusi (6) kuukautta lukien Foreverin ja asiakkaan asiakassuhteen päättymisestä.

9. Muut ehdot

Forever pyrkii aina ratkaisemaan mahdollisen erimielisyyden suoraan asiakkaansa kanssa. Asiakkaalla on kuitenkin oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva erimielisyys myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.

Tietosuojavaltuutetun toimistoon voit olla yhteydessä:

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Osoite: PL 800, 00531 Helsinki