Kulissien takaa: Miksi ryhmäliikuntakalenteri muuttuu?

Tämä kirjoitus on osa esiripun takaa -sarjaa, jossa kurkistetaan kuntoklubin näyttämön takahuoneeseen.

Kalentereihin tulee väistämättä muutoksia aina kauden vaihtuessa. Kun uusi kalenteri julkaistaan, se saa aina tietysti kehuja, mutta myös kritiikkiä. Yleisimmin kritiikki koskee yksittäisen tunnin muuttumista. Oma lempitunti on jäänyt pois tai sen ajankohta on muuttunut. Nämä ovat pääsääntöisesti niitä yksittäisiä toiveita, joita kaikkia ei luonnollisestikaan pysty toteuttamaan.

Mutta mikä sitten aiheuttaa tuon yhdenkin tunnin muuttumisen? Miksi kalenterit muuttuvat?

Listaamme nyt ne merkittävimmät syyt kulisseissa, jotka vaikuttavat kalenteriin, sen tuntijakoon ja lähtöjen ajankohtiin. Vaikuttajat eivät ole missään erityisessä järjestyksessä, kun ne kaikki vaikuttavat toisiinsakin ja osaltaan sen kalenterin laatimiseen.

• Ketjun ja/klubin kohderyhmä, kenelle palveluja halutaan tarjota ja millaisia asiakkaita klubilla on. Foreverin asiakaskuntana on yli 35-vuotiaat, tavalliset kuntoilijat, mikä näkyy ryhmäliikuntatarjonnassamme selvästi.
• Tuntijakosuunnitelma, esimerkiksi 70/20/10 -jako, jota me ketjussa käytämme, eli 70 % lähdöistä ovat ns. perustunteja, 20 % uutuustunteja ja 10 % klubin omaa erikoisosaamista.
• Ryhmäliikuntasalien lukumäärä, kalustus ja asiakaskapasiteetti.
• Lähtöjen alkamis- ja päättymisajoissa tulee huomioida päällekkäisyydet. Pyritään siihen, ettei lähtöjä ala ja pääty eri saleissa samaan aikaan, koska tämä helpottaa puku- ja pesutilojen mahdollisia ruuhkia.
• Lähtöjen alkamis- ja päättymisajoissa tulee huomioida riittävä aika vaihtoon. Ohjeistus on, että jokaisen samassa salissa tapahtuvan lähdön välissä pitäisi olla vähintään kymmenen minuuttia vaihtoaikaa. Jos tunneilla käytetään välineitä, voi vaihtoaika olla pidempikin.
• Käytettävissä olevat ohjaajat, heidän osaamisensa ja mahdollisuutensa ohjata klubilla, kellonajat ja viikonpäivät huomioiden. Ensisijaisesti klubi hakee ohjaajan tietylle suunnittelemalleen lähdölle, eli jos jokin ajankohta muuttuu, usein myös ohjaaja vaihtuu.
• Sijaisuusmahdollisuudet. Joku on aina kipeänä tai lomalla, joten täytyy jo kalenteria suunnitellessa huomioida mahdolliset kunkin lähdön sijaiset. Tämä huomioidaan esimerkiksi niin, että mahdollisella sijaisella ei ole samaan aikaan ohjausta toisessa ryhmäliikuntasalissa.
• Asiakastoiveet. Yksittäisiä toiveita ei juurikaan pystytä huomioimaan, mutta esimerkiksi ryhmäliikuntatutkimuksessa tai palautelaatikossa toistuvat toiveet otetaan poikkeuksetta huomioon, jos se on vain muilta osin mahdollista.

Näistä palapelin paloista tuo kokonaisuus aina muodostuu. Ei se ihan helppo tivoli ole. Seuraavan kauden kalenteri on usein jo kaksi kuukautta ennen valmiina. Tällöin on jo käytännössä kaikki tässäkin mainitut asiat saatu sovitettua kokonaisuuteen. Jotain pieniä, yllättäviä muutoksia saattaa aina tulla, jopa ihan kalkkiviivoillakin, mutta pääsääntöisesti kalenteri on valmis kaksi kuukautta ennen sen alkua ja sitä palapeliä on tehty toiset kaksi kuukautta ennen valmistumista.

Jokaisella lähdöllä on siis tarkkaan harkittu paikka ja tarkoituksensa. Kun seuraavalla kerralla petyt, miksi juuri sinun toivettasi ei ole toteutettu, se ei tarkoita sitä, etteikö sitä olisi noteerattu. Jokin näistä tässä mainituista palapelin osista oli vaan tällä kertaa väärän mallinen. Silti se oikeankin mallinen pala voi löytyä seuraavaan palapeliin.

Muistakaa jättää mahdollisimman paljon palautetta kalentereista ja yksittäisistä tunneista. Niillä on erittäin iso merkitys. Muistakaa myös positiiviset palautteet, koska usein jokin muutos tietylle tunnille tehdään siksi, että muutosta saattavat pyytää ne, jotka eivät juuri sillä kertaa ole tyytyväisiä juuri nykyiseen lähdön sisältöön tai ajankohtaan, mutta suurin osa tunnilla käyvistä on. He eivät vaan kerro sitä. Liian harvoin kerromme, että kaikki on hyvin, jolloin ääni kuuluu vain niiltä, jotka haluavat muutoksen.

Anna palautetta tästä »